Gå till unicell.se Ladda ner gratis demo Läs om UNI_BAS-standard 


   

Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-22 10:35
Hej

Vi hanterar ALLA våra kunder i Officepaketet. Framförallt Excel och Word och databasprogrammet Access. När en kund "är klar" skall kunden fakturerars och bokföras, (som en strökund), och fakturan skall skickas med en rapport.

Nu måste vi gå in i Unibas för varenda kund, mata in person och adressuppgifter, ange vad fakturan skall innehålla och slutligen skriva ut fakturan. Allt måste såklart granskas för inmatningsfel etc.

Vad jag vill ha: Att från Excel, Word eller Access "VBA Mcros" kan sända all information som redan finns, (namn, adress, vad som är köpt, priser mm), till Unibas som helt automatiskt bokför och skriver ut en faktura.

Fördelar med att använda VBA i Office på detta sätt:

1) Sparar tid, cirka 3-4 minuter per kund. I vårt fall innebär det en total kostnadsbesparing per kund på omkring 5-10%. Inte att förakta i en hårt konkurensutsatt branch som vår!

2) Man behöver inte alls kontrollera i samma omfattning att det bli korrekt i Unibas ifall uppgifterna stämmer i Officeprogrammen. uppgifterna finns redan i databaser så varför överföra all den informationen manuellt?

3) Att arbeta med VBA makron innebär ett enhetligt bokföringssätt i ett företag oberoende av vem som för tillfället hanterar kunderna och skall fakturera.

4) Risken för inmatningsfel i Unibas minskar radikalt. Allt som en dator kan göra skall en dator göra ifall man vill undvika fel.

5) Slutligen är det inte så kul att göra helt repetativa moment i bokföringen och faktureringen. Jag och övriga på företaget vill hellre hålla på med mer utvecklande saker som att exempelvis ta hand om våra kunder. Ganska viktig punkt fast att den kommer sist i listan.


Finns det någon annan användare av Unibas som kan tänkas sitta i samma situation som vi och som också skulle vilja kunna bokföra och fakturera en kund via makro?

mvh
Håkan
 Skrivet av:  Håkan IP: 80.67.13.243



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-22 11:19
Om man har tilläggsmodulen för orderhantering, finns möjligheten att importera fakturauppgifter så som Du beskriver det. Det är naturligt att man först importerar till en order för att där göra eventuelle justeringar innan fakturering.

Tilläggsmodulen för orderhantering kostar 800:- + moms.
 Skrivet av:  UNICELL AB IP: 78.69.176.52



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-22 13:04
Det är också onödigt att ALLA medarbetarna måste kunna Unibas för att kunna skicka ut en faktura till en kund.

Jag anser att det är onödigt arbete att importera till en order för att där göra vissa justeringar. Induviduella ändringar kan med fördel skickas med i ett väl fungerande makro.
De som inte vill ha makro behöver inte använda det utan bokföra repetativa uppgifter manuellt.

Officepaketet är sannolikt det mest sålda programpaketet överhuvudtaget och det är nog taktiskt att Unicell anpassar sig till Office istället för att kunderna skall anpassa sig till Unibas.

Huvudsyftet för vårt företag är att vara så effektiva som möjligt och en makrofunktion är ett bra verktyg för att ådstadkomma det.
 Skrivet av:  Håkan IP: 81.234.111.215



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-23 02:26
Som "gammal" expert på Visual Basic läste jag ditt inlägg med intresse men jag är inte övertygad om att UNI-BAS ska vara anpassat till Office. Som det ser ut idag kan man exportera eller importera Excelfiler.

Excel, Acess eller Word, är inte direkt några program jag skulle använda i en sådan känslig verksamhet som order och fakturering. Programmen är ytterst lättmanipulerade och i vissa sammanhang direkt olämpliga. T.ex. Adobe Acrobat anser jag vara betydligt säkrare och bättre program än Word.

Ett företag med stor försäljning och stor personalomsättning bör använda sig av gamla beprövade order,Lager,samlingsfaktura med kanske en möjlighet till streckkodsystem.

Dessutom tar det betydligt längre tid att utbilda personalen i Office-programmen än vad det gör i UNI_BAS. Visual Basic Applikationer i form av makron kan vara användbara i olika sammanhang, men någon dataansvarig måste i så fall handskas med dessa. Att låta personalen dribbla med de officeprogram du nämner samt dessutom makron skulle i varje fall göra mig kallsvettig och ur säkerhetssynpunkt rent livsfarligt.
 Skrivet av:  Åke IP: 85.228.131.60



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-23 20:26
Som "gammal" Expert på Excel och dess basic inom industriell beräkning och automation är jag över tygad som att Unibas och excel skulle passa bra ihop för den som så önskar.

Kommentarer till Åkes inlägg ovan:

Stycke 1: Att importera från Excel till Unibas innebär naturligtvis att man inte kan automatisera. Klar nackdel för Unibas importering föreligger alltså.

Stycke 2: Visst är Excel och Word mycket "lättmanipulerade" eller med andra ord väldigt flexibla vilket är en fördel. Ingen hacker i denna värld är intresserad av att hacka Unibas via Excel. Tanken är näst intill befängd.

Stycke 3: Ett företag med stor omsättning etc som använder sig sannolikt inte av Unibas överuvudtaget. Jag pratar generellt om ett litet företag som säljer ett fåtal produkter där det mesta administreras av diverse Microsoftprodukter.

Stycke 4: Helt fel. Att skriva ut och bokföra en faktura skulle kunna göras med en tangentnedtryckning i tex Excel, (varför inte med ett lösenord), utan att personalen behöver utbildas ett dugg i Office. Allt bokförs och printas ut automatiskt. "Dribbla" med officeprogram är vad ungefär hunbdratals miljoner användare gör varje dag, vilket borde leda till en mer ödmjuk inställning till Officepaketet... Globalt dribblar kanske 1000 personer varje dag med Unibas.

Slutsats
Det känns som att Unicell och Åke tyvärr är bokföringsnissar och har svårt att förstå hur en del bokföring hade kunna automatiseras. Det är synd eftersom man hade kunnat minska antalet bokförings och fakureringsfel samt hade spara en massa tid. Säkerhet har inte ett dugg med ämnet att göra.

/Håkan
 Skrivet av:  Håkan IP: 81.234.111.215



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-24 01:31
Jag kan tyvärr inte uttala mig om Unicell, men som bokföringsnisse delar jag inte riktigt dina åsikter om du ursäktar.

Finns det något bokföringsprogram på marknaden som kan hantera VBA-makron? Eller är det så att bokföringsnissarna dominerar marknaden med sina urgamla metoder? Jag kan försäkra dig att jag är ganska insatt i hur man handskas med bokföringsautomatik på så höga nivåer som t.ex. Bankomattransaktioner.

Jag förringar inte på något sätt Office programmen, tvärtom, de har en stor och viktig funktion att fylla i många sammanhang. Jag är däremot tveksam till att integrera program med varann kors och tvärs. Minsta lilla uppdatering från respektive programföretag kan ställa till med oerhörda problem, tro mig.

Jag kan hålla med dig om att automatisering och förenklingar i olika sammanhang är en eftersträvandsvärd sak. När det gäller bokföringsprogram har vi också att ta hänsyn till den lagstiftning som finns. Jag skulle kunna räkna upp otaliga exempel med nackdelar när det gäller t.ex. Visual Basic och tillämpningar knutna till detta program. Problemet är bara att vi skulle inveckla oss i tekniska diskussioner i evigheter.

Du nämner lite av svaret på frågan i stycke 3. Självklart använder sig inte IKEA eller Statoil eller vad vi kan ta som exempel, UNI_BAS till sin bokföring. Här pratar vi om affärssystem som det tagit åratal att utveckla och som faktiskt då och då har "lite hyss" för sig och gör att vissa tillämpningar låser sig. Nu finns det ju anställd personal som övervakar och åtgärdar sådana problem dygnet runt. När däremot Statoilmacken hyr ut en släpvagn och ska fakturera hyran så kan däremot UNI_BAS göra precis lika bra jobb eller kanske till och med bättre än det stora komplexa nätverket.

Min åsikt är i varje fall att någon bättre automatisering än streckkoder finns f.n. inte. Order,lager och samlingsfakturering har också kommit långt i automatiken när det gäller säkerheter med prissättning etc. Kunduppgifter måste tyvärr fortfarande skrivas in manuellt på något sätt. Att sedan kontrollera kundens soliditet går däremot med en viss automatik i form av streckkoder på körkort o.s.v.
 Skrivet av:  Åke IP: 85.228.175.114



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-24 09:16
Skillnaden mellan att använda streckkoder eller makron är ganska liten.

Exemplet med släpkärra kan ordnas med steckkod för att helt automatisera Unibas, (ifall nu streckkodshantering finns). Men som du skriver så måste ofta personuppgifter matas in och istället för att mata in de manuellt, (som ofta kan leda till fel). Därför är det både snabbare och behäftat med mindre fel att ta de uppgifterna från ett exempelvis Access eller Excel. Vari ligger problemet???

Visst är det känsligt att sjösätta koppling med makron mellan excempelvis Excel och Unibas, men det egna testandet måste naturligtvis göras mot ett testföretag.

Skatteverket och alla kämpar för att minska de administrativa kostnaderna. Det borde även Unicell göra.
 Skrivet av:  Håkan IP: 81.234.111.215



Svar: Skriva ut faktura och bokföra med addins 2010-03-24 14:19
Ja problemet ligger väl i att någon måste mata in uppgifterna i Excel och Access och vad finns det för garanti att det inte skulle bli fel? Varför inte hellre hämta uppgifter direkt från Folkbokföringen, Patent o Reg.verket m.fl.?

Personligen tror jag att framtidens dataprogram och även då bokföring, kommer att vara röststyrda. Att minska administrativa kostnader sker hela tiden, även med UNI_BAS. När jag köpte programmet i mars 2009, fanns t.ex. ingen möjlighet att skicka färdiga ROT-avdrags implikationer. Det kom under 2009. Bara på de uppdateringar som skett med UNI_BAS sedan ett år, har programmet radikalt förbättrats på en rad punkter och det är så det ska vara med ett "levande" bokföringsprogram. Det sker hela tiden förändringar inom skatte och administrationsområden och jag tycker att Unicell definitivt inte slagit sig till ro, tvärtom.

Vi lär få se mycket nyheter de kommande åren. Datautveckling idag går med expressfart och jag är väldigt nyfiken på hur en ny version av 4D-utvecklingsmiljö kommer att påverka UNI-BAS.
 Skrivet av:  Åke IP: 85.228.143.9




Skriv gärna en kommentar.   
Namn:


E-post:


Ämne:


Meddelande:


Skriv svaret i rutan (kontrollfråga för att motverka spam):
5 + 1 =