Bokföringslexikon

Litet lexikon för svåra ord:

Nedan finner ni en liten ordlista över "svåra" ord som benämns i bokföringssammanhang.

a-contofakturering:

Om man t.ex har en order på totalt 90.000:- kr och kommit överens med kunden att man skall fakturera en tredjedel av beloppet med en månads mellanrum, då kallas de två första fakturorna (vardera 30.000:-kr) för a-contofakturor. det är få system på marknaden som kan hantera detta (UNI_EKO och UNI_PRO kan).

Automatkontering:

När man i vissa sammanhang gör en kontering följs denna alltid av en eller flera konteringar som följer ett givet mönster. Man kan då utföra dessa "följdkonteringar" automatiskt med automatkontering. Gör man tex en lönekontering på "Löners konto" följs denna alltid av kontering av arbetsgivaravgift som är en bestämd procentsats av den nyss registrerade lönen. Arbetsgivaravgiften skall konteras både som kostnad och som skatteskuld. Båda dessa konteringar kan göras automatiskt med automatkontering.

Avdelningsredovisning:

För ett företag som t.ex. har kontor i olika delar av landet kan det vara intressant att se resultatet för vart och ett av dessa kontor för sig. Ett annat företag kan vara intresserat av en indelning i olika produktlinjer där man sedan kan särskilja kostnader och intäkter för de olika produktlinjerna. Avdelningsredovisning innebär ett betydligt större bokföringsarbete eftersom kostnader och intäkter skall fördelas på de olika avdelningarna.

Avskrivningar:

Låt oss säga att ett företag har gett en god vinst ett år. Man passar på att göra en investering genom att köpa en maskin för att underlätta produktionen. Efter investeringen återstår inte mycket av årets vinst. Eftersom man har nytta av maskinen flera år framöver vore det inte rätt att se tillbaka på året som ett år som knappast gav någon vinst. Man fördelar därför kostnaden för maskinen över flera år. Varje år gör man s.k. avskrivning av maskinen och avskrivningen blir då det årets kostnad för maskinen.

Avtalsfakturering:

I vissa verksamheter tecknar man avtal med sina kunder (hyresavtal, prenumerationsavtal, abonnemangsavtal, serviceavtal etc) och fakturerar periodvis efter samma mönster . Med avtalsfakturering automatiserar man den fakturering som skall ske månadsvis/veckovis/årsvis...

Balanskonton:

Alla konton som beskriver Tillgångar eller Skulder är balanskonton - övriga konton är s.k. resultatkonton. Om man följer den s.k BAS-kontoplanen har alla balanskonton ett kontonummer som är lägre än 3000. Konton högre än 2999 är resultatkonton.

Balansrapport:

Är en utskift som visar en sammanställning av företagets Tillgångar och skulder.

Bokföringsprogram:

När man använder dator för att sköta sin bokföring, måste man först installera ett s.k. bokföringsprogram på datorn. Det finns säkert 100 - 200 olika bokföringsprogram på den svenska marknaden. Ett bokföringsprogram kan ha olika svårighetsgrad och olika funktionalitet och förstås olika pris. Ett bokföringsprogram som är inriktat att användas av ett stort företag eller en proffessionell revisor passar säkert inte för det lilla företagets dagliga bokföring. Detta lika lite som ett bokföringsprogram som är riktat till det lilla företaget inte lämpar sig för det stora företagets bokföring.

Bokslutsmetoden:

Detsamma som kontantmetoden (bara ett nytt ord för samma sak) se nedan

Budget:

För att få en bättre kontroll över företagets kostnader och intäkter kan man för varje konto i kontoplanen sätta upp ett mål. Detta förfarande kallas att budgetera. Man kan därefter periodvis (årsvis) jämföra utfallet mot budget. Gör man på detta sätt miskar man risken för "skenande kostnader" eller överraskande intäktsbortfall.

Debet:

Varje konto i kontoplanen har en debet och en kreditkolumn. Det finns ingen bra översättning för detta ord. Det bästa vore om man istället kallade kolumnerna för vänster- respektive högerkolumnen. I den s.k. dubbla bokföringen bokförs varje transaktion två gånger en gång i debet och en gång i kredit (se dubbel bokföring). Man måste för varje verifikation alltid debitera lika mycket som man krediterar. Debet eller kreditbeloppet kan vara fördelat på flera debiteringar eller krediteringar, men summa debiteringar och summa krediteringar måste alltid vara lika stora.
När debiterar man och när krediterar man ett konto??? - Detta är den stora frågan. Svaret är enkelt om man delar in sina konton i "Tillgångar", "Skulder", "Intäkter"och "Kostnader".

• Tillgångskonton:Ökar tillgången debiteras kontot - Minskar tillgången krediteras kontot.
• Skuldkonton:Ökar skulden krediteras kontot - Minskar skulden debiteras kontot.
• Intäktskonton: Ökar intäkten krediteras kontot - Minskar intäkten debiteras kotot
• Kostnadskonton: Ökar kostnaden debiteras kontot - Minskar kostnaden kreciteras kontot

Dubbel bokföring:

Varje ekonomisk händelse kan ses ur två synvinklar. Tar man ut pengar från postgirot och lägger dessa i kassan, då minskas postgirosaldot medan kassasaldot ökar. I dubbel bokföring bokförs därför båda dessa förändringar. I enkel bokföring hade man kanske bara bokfört förändringen i kassan s.k. kassabok.

Fakturametoden:

Fakturametoden är ett sätt att bokföra inkommande och utgående fakturor (kund- och leverantörsfakturor). Om man bokför enligt fakturametoden bokförs (kostnadförs - man anger vilka kostnad/intäktskonton som berörs) när fakturan anländer/skickas. Man bokför även att en skuld (leverantörsskuld/kundfordran) har uppstått. Så småningom när fakturan betalas konteras utbetalningskontot och motkonteras kundfordringar/leverantörsskulder. På F-skattbeviset framgår vilken bokföringsmetod man skall använda. Motsatsen till fakturametoden kallas kontantmetoden (som för enkelhetens skull även kallas bokslutsmetoden)

Faktureringsprogram:

Även i mycket litet företag används numera uteslutande datorer för företagets fakturering. För att fakturera med datorns hjälp måste man ha ett faktureringsprogram installerat. Det finns många olika faktureringsprogram på marknaden. Dessa faktureringsprogram skiljer sig i fråga om funktionalitet och användarvänlighet och pris. Ett enkelt faktureringsprogram kan vara att föredra i det lilla företaget som inte har så avancerade behov, medan man i ett större företag måste välja ett avancerat faktureringsprogram med avancerad funktionalitet.

Huvudbok:

En utskrift konto för konto med respektive kontos transaktioner.

Ingående balans:

Summan av saldot på samtliga konton vid årets eller periodens början. Ingående balans (IB) är alltid 0:- eftersom man alltid debiterar lika mycket som man krediterar.

Ingående saldo:

Saldot på ett konto vid årets eller periodens början.

Inventariebok:

Normalt sett har man flera olika konton som visar "Varaktiga tillgångar" typ makiner, fastigheter, möbler etc. Alla transaktioner på inventariekonton bokförs i och sorteras i datumordning (helt i likhet med alla andra transaktioner). Efter en tid kan det därför vara svårt att restvärde (inköpspris minus avskrivningar) på en viss maskin (kanske inköpt 5 år tidigare). Inventarieboken visar samma transaktioner som inventariekontot men transaktionerna sorteras efter inventarienummer. "Klickar" man på ett inventarie i inventarieboken ser man inköpspris, eventuella avskrivningar, restvärde och andra uppgifter om inventariet. Man kan säga att inventarieboken är en sorts reskontra som visar de olika inventariernas status.

Konfektionssystem:

Ett företag som säljer 10 olika modeller av kylskåp kan väl knappast ha problem med lagerredovisning? Jo, varje modell finns i 10 färger (nu har vi 100 olika artiklar). Varje artikel finns sedan med 5 olika intredningar (nu har vi 500 olika artiklar). Vidare finns varje kylsskåp för antingen 110 volt eller 220 volt. Av de ursprungliga 10 artiklarna belv det 1000 olika varianter. Ett annat exempel: 10 olika kvaliteter på T-shirts, 10 färger, 20 olika sorters tryck och slutligen 10 olika storlekar - hur många varianter - 20.000! I UNI_PRO skapar man 10 artiklar och anger färger, storlekar etc sedan sköter UNI_PRO lagerredovisningen automatiskt.

Kontantmetoden:

Man skiljer på två sätt att bokföra kundfordringar och leverantörsskulder. Man kan endera bokföra dessa när man skickar/erhåller fakturan - (fakturametoden), eller man kan bokföra dessa när kontanterna utväxlas -(kontantmetoden). Om man bokför enligt kontantmetoden räcker det oftast med en bokföring per faktura. Vid fakturametoden bokförs först fakturan när den anländer och sedan bokförs betalningen när den så småningom sker. Det låter då kanske enklare att bokföra enligt kontantmetoden. Detta kanske stämmer om man bortser från att man vid användande av kontantmetoden måste bokföra alla öppna (ej betalda) fakturor vid årsskifte. Detta i sin tur betyder att man under årets första månader har vissa fakturor som är kostnadsförda under det gamla året och alltså inte skall bokföras på samma sätt som nya fakturor. Kanske mer förvirrande än enkelt. Se vidare fakturametoden.

 

Kontoplan:

Benämningen på den samling konton som Du använder i Din redovisning. Normalt är att Din kontoplan följer vissa riktlinjer. I Sverige används i huvudsak kontoplaner som endera följer "BAS"-kontoplanen eller "EU"-kontoplanen. Du kan enkelt se vilken riktlinje Din kontoplan har: I "BAS"kontoplanen har kassakontot nr 1010 - i "EU"-kontoplanen har kassakontot nr 1910.
Oavsett vilken "riktlinje" man följer, kan kontoplanen se olika ut i olika företag. Man har således viss frihet att stryka konton eller att skapa egna konton. När man skapar egna konton bör man ändå följa riktlinjerna:
Om man i "BAS" har behov av fler kassakonton ger man dessa konto nr 1011, 1012... etc (I "EU" ges dessa konton nr 1911, 1912 ... etc).

Kreditnota:

Är motsatsen till faktura. Har man t.ex erhållit en felaktig faktura från en leverantör, får man i regel en kreditnota utställd på det överskjutande beloppet. I vissa fall betalar leverantören ut detta belopp. I andra fall får man "dra av" beloppet vid nästa betalning till leverantören.

Kundreskontra/Leverantörsreskontra:

I kontoplanen finns ett konto som visar vad våra kunder är skyldiga oss. Kontot kallas för "Kunders konto" eller "Kundfordringar". Det finns på samma sätt ett "Leverantörers konto" alt "Leverantörsskulder". Alla kundtransaktioner (betalningar, fakturor, kreditnotor etc) bokförs på kunders konto. Samma med leverantörstransaktioner som bokförs på leverantörskontot.Transaktionerna bokförs och är sorterade i datumordning. Man behöver inte ha många transaktioner förrän det blir svårigheter att t.ex se hur mycket "Svenssons Mekaniska AB" är skyldiga oss eller för att se om en viss faktura är betald (det kan ju också vara så att en faktura är betald med flera delbetalningar).
Reskontran innehåller samma uppgifter som Kunders/leverantörers konto, med den skillnaden att de i reskontran sorteras efter kundnummer och fakturanummer. Man "klickar" på en kund och ser den kundens fakturor, man "klickar" på en faktura och kan se eventuella betalningar. Reskontran skapas automatiskt samtidigt med själva bokföringen när man bokför en kund/leverantörstransaktion.

Lagerställe/lagerplats:

Lagerställe är om ett företag t.ex har filial med lager på olika orter. Varje ort är då ett lagerställe. Lagerplats är t.ex hylla nrXXX. Ett företag som har flera lagerställen kan således ha samma lagerplats (hyllaXXX) på vart och ett av de olika lagerställena.

Leveransadress:

Det är inte alltid att en faktura ska gå till samma adress där man levererat varor. Adressen dit varorna levereras kallas leveransadress.

Offert:

Om Du ringer till ett företag och frågar efter priset på en viss vara och när den kan levereras, det svar Du då får kan kallas för en muntlig offert. Oftast är dock offerten skriftlig. Offerten bör innehålla alla uppgifter om pris, leveranstid, fraktsätt, fraktkostnad etc. Normalt är en offert tidsbegränsad d.v.s. beställning måste göras före ett visst datum för att säljaren skall vara bunden till sitt erbjudande.

Omvänd momsskyldighet:

Normalt är ett säljande företag skyldigt att fakturera ut moms i samband med försäljning. Omvänd momsskyldighet förekommer främst inom byggsektorn samt vid handel mel guld. När omvänd momsskyldighet föreligger, skall säljaren inte debitera ut moms. Köparen skall istället ta upp motsvarande moms (utgående moms) på sin momsdeklaration varvid köparen samtidigt tar upp den avdragsgilla ingående momsen.

Är en utskift som visar en sammanställning av företagets Tillgångar och skulder.

Rapportgenerator:

En funktion i ett program som gör det möjligt att skapa egna rapporter.

Restorder:

En restorder kan skapas när man inte har tillräckligt antal enheter på lager för att kunna leverera allt på en gång. Den skapade restordern omfattar bara de resterande enheterna. Det är viktigt att restordern bibehåller den ursprungliga orderns nummer (ev med ett prefix "-1"), eftersom det annars kan bli svårt att hitta ursprunget till ordern.

Resultatenhet:

Se Avdelningsredovisning ovan

Resultatkonton:

Alla konton som beskriver Intäkter eller Kostnader är resultatkonton - övriga konton är s.k. balanskonton. Om man följer den s.k BAS-kontoplanen har alla balanskonton ett kontonummer som är lägre än 3000. Konton högre än 2999 är resultatkonton.

Balansrapport:

Resultatrapport:

Är en utskift som visar en sammanställning av företagets Intäkter och Kostnader. Skillanden mellan intäkter och kostnader utgör företagets resultat (vinst eller förlust). Man skall vara observant på att ett minussaldo inte nödvändigtvis visar på en förlust. Vissa bokföringssystem "vänder" på +/- tecken, medan andra bokföringssytem inte "vänder" på +/- tecken. Enligt den dubbla bokföringens grunder krediteras Intäkter (dvs minus som förtecken) medan kostnader debiteras (+ som förtecken). Om man i en resultatrapport ser att intäkter bokats som positiva tal och kostnader som negativa tal då har bokföringsprogrammet "vänt" på +/- tecken och ett negativt saldo visar då en förlust.

Saldo:

Varje konto har en debet och en kreditsida - saldo är skillnaden mellan debet och kredit (debet minus kredit).

Samfakturering:

Har man leveranser till vissa butikskedjor, skall visserligen leveranserna gå till respektive butik, men fakturor skall gå till den centrala huvudorganisationen. Man fakturerar butikerna tillsammans på en faktura till huvudorganisationen. Samfakturering åstadkommer just detta och man har ändå statistik på respektive butik.

Samlingsfakturering:

Har man dagliga leveranser till sina kunder kan samlingsfakturering bli aktuellt. I samlingsfakturering faktureras inte varje order för sig utan man samlar t.ex en veckas order/leveranser på en faktura.

SIE export/import:

Ett antal programleverantörer har enats om en gemensam standard för att kunna utväxla data mellan olika program. På så sätt kan Du exportera uppgifter ur Din bokföring - och Din revisor kan importera dessa uppgiftern i sitt program och han märker egentligen inte från vilket program uppgifterna kommer. Detta ger Dig en total frihet att välja det program som passar Dig bäst. SIE står för Standard Import Export.

Strökunder:

Alla administrativa system bygger på att man i register lagrar alla fasta uppgifter om kunder, artiklar, leverantörer etc. För att man skall kunna fakturera en kund förutsätts därför att kunden finns i kundregistret. Det kan i detta sammanhang kännas onödigt att registrera en ny post i kundregistret om man ska fakturera en kund där man på förhand kan antaga att kunden förmodligen ej återkommer inom de närmaste åren. Strökundshanteringen gör det möjligt att kunna fakturera, skriva kravbrev och räntefakturor även till kunder som inte finns i kundregistret.

Utgående balans:

Summan av saldot på samtliga konton vid årets eller periodens slut. Utgående balans (UB) är alltid 0:- eftersom man alltid debiterar lika mycket som man krediterar.

Utgående saldo:

Saldot på ett konto vid årets eller periodens slut. På balanskonton förs utgående saldo över till nästa år och blir då ingående saldo för det året. Resultatkontonas utgående saldo nollställs vid årsslut och ingående saldo för resultatkonton är därför alltid 0:-.

Valutakonto:

Den som tar emot betalningar från utlandet via plusgiro har säkert märkt att dessa betalningar inte hamnar på det "vanliga" plusgirokontot. Istället bokför Plusgirot dessa betalningar i EUR på en s.k. EUR-ficka. I Din bokföring skall däremot beloppet bokföras i svenska kronor. Efter en tid kan det uppstå valutadifferens (vinst eller förlust) på detta konto. Att hantera sin EUR-ficka är ett problem för många företagare. I UNI_EKO och i UNI_PRO finns möjlighet för att ange att ett konto är ett valutakonto. I UNI_BAS kan man ha valutakonto om man har valutatillägget. Hanteringen av både EUR och svenska kronor samt kursdifferenser sker därigenom på ett enkelt sätt.